他部署を巻き込んで組織を変える「マネジャー」の行動とは？
ここで、マネジャーがとった行動が非常に適切でした。
まず、自分のチーム以外に5つほどあった開発チームのマネジャーに集まってもらい、チームの「働き方」の分析データを見せながら、「私のチームでは営業スタッフからの問い合わせに多くの時間が取られているが、皆さんのチームではどうですか？」とたずねました。
すると、すべてのチームが同じ状況に置かれていることがわかりました。そこで、そのマネジャーは、営業スタッフからの問い合わせ件数を記録してほしいと依頼。すべてのチームのデータを取りそろえて、開発部門のトップに現状を報告したうえで、組織的に対応策を検討するように働きかけてもらうことにしました。
そして、営業管理部と協議した結果、営業スタッフから問い合わせが多く寄せられるテーマについて、開発部門と営業管理部が協働でＦＡＱを作成して、それを営業管理部が運用しているイントラネットに掲示することが決定。営業スタッフは、まずそのＦＡＱを確認したうえで、そこに記述のない案件のみ、開発チームに問い合わせてもいいというルールにしたのです。
これにより、営業スタッフから研究開発チームへの問い合わせが激減。開発チームは「割り込み仕事」に悩まされることがなくなりました。同時に、営業管理部にも安堵感が広がったといいます。
実はこれまで営業スタッフから問い合わせがあったとき、不確かな知識で回答することに、営業管理部も不安を覚えていたのです。ところが、開発部門と一緒にＦＡＱをつくるようになったことで、正確な回答を提供できるのはもちろん、ＦＡＱに載っていない問い合わせについては、遠慮することなく開発チームに頼ることができるからです。このように、ひとりのマネジャーの行動が、組織を変えることにつながったのです。
「組織力学」を使いこなす
改めて、このマネジャーの行動を振り返っておきましょう。
まず、注目すべきは、「他の開発チームも同じことで困っているはずだ」と考えて、「味方」を増やしたことです。
これは、組織を動かすうえで非常に重要なポイントです。ひとつのチームが上層部に訴えるだけでは、「君のチームだけの課題じゃないのか？」となり、なかなか動いてもらえません。その課題を解決した場合、組織にとってどれくらいインパクトがあるかわからないからです。つまり、まずは「味方」を増やすことで、組織にとって「大きな問題」であることを明確に示すことが大切なのです。
しかも彼は、チームの「働き方」の集計データをもとに、「営業スタッフからの問い合わせにこれだけの時間を奪われている」という確たる証拠を用意しました。上層部を説得し、組織を動かすためには、このように客観的なデータを示すことが不可欠です。
さらに、このマネジャーのチームが、上層部に相談する前に、自分たちでできる「働き方改革」を着々と実践していたことも見逃せません。自分たちで何もしないまま、いきなり「営業スタッフからの問い合わせが問題だ」と上層部に訴えていたらどうなったでしょうか？ たとえそれが正論だったとしても、上層部は、他部署からの反発を恐れて、「この件は検討しておくから、まずは自分たちでできることからやりなさい」と、結論を先延ばしにする可能性もあったでしょう。
そして、これらの条件をそろえたうえで、上層部の理解を得たことが決定的に重要です。もしも、開発チームのマネジャー数人で営業管理部に協議をもちかけていたら、すんなりとコトは運ばなかったかもしれません。他部署の協力を得るためには、「組織的に対応している」という形を整えることが必要なのです。
このように、「働き方改革」を進めるためには、「組織力学」をうまく使いこなすことが求められます。そして、これこそがミドルマネジメントの重要な役割なのです。
小室淑恵（こむろ・よしえ）
株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長
https://work-life-b.co.jp/
2006年に起業し、働き方改革コンサルティングを約1000社に提供してきたほか、年間約200回の講演を依頼されている。クライアント企業では、業績を向上させつつ、労働時間の削減や有給休暇取得率、社員満足度、企業内出生率の改善といった成果が出ており、長時間労働体質の企業を生産性の高い組織に改革する手腕に定評がある。主催するワーク・ライフバランスコンサルタント養成講座は全国で約1600人の卒業生を育成し、認定上級コンサルタントが各地域で中小企業の支援も行っている。政府の産業競争力会議民間議員、経済産業省産業構造審議会委員、文部科学省中央教育審議会委員、厚生労働省社会保障審議会年金部会委員、内閣府仕事と生活の調和に関する専門調査会委員などを歴任。著書に『働き方改革』『労働時間革命』（ともに毎日新聞出版）、『6時に帰るチーム術』（日本能率協会マネジメントセンター）など多数。
『プレイングマネジャー「残業ゼロ」の仕事術』
小室淑恵・著 定価（本体1600円＋税）ダイヤモンド社
